¿Cómo funciona Outlook? 9 trucos que no te puedes perder

Te encanta o lo odias, Microsoft Outlook sigue siendo el programa de correo electrónico de muchas oficinas hoy en día. En este artículo te queremos mostrar algunos de los mejores trucos para aumentar tu productividad haciendo uso también del calendario, tareas y programa de notas.

1. Aprende a utilizar los atajos del teclado de Outlook

Al igual que Microsoft Word, Excel y otras aplicaciones de Office, Outlook tiene atajos de teclado únicos para que no tengas que perder el tiempo moviendo el ratón por el menú. Aprende los que más usa y acelerará las tareas de Outlook. Aquí tienes una lista de referencia de los atajos de teclado de Outlook más utilizados:

  • Ctrl+R: respuesta al correo electrónico
  • Alt+R: responder a todos en el correo electrónico o cambiar a la vista del calendario semanal de trabajo
  • Alt+W: reenviar correo electrónico o cambiar a la vista de calendario semanal
  • Ctrl+M: F9 para Enviar/Recibir todo
  • Alt+S: Enviar correo electrónico
  • Ctrl+G: abre el cuadro de diálogo “Ir a la fecha” para saltar a cualquier fecha del calendario.

Trucos para Outlook y como funciona

2. Aprovecha los pasos rápidos de Outlook

Para aquellos que no están familiarizados, Quick Steps es la característica más importante que Microsoft introdujo con Outlook 2010. Son atajos para cualquier acción de varios pasos que se te ocurra, como mover correos electrónicos a una carpeta específica y marcarlos como leídos o reenviar un correo electrónico a tu equipo y marcarlos al mismo tiempo. Hace un trabajo breve de tareas repetitivas, y puedes crear tus propias acciones de Quick Step.

3. Limita las notificaciones de escritorio a los correos electrónicos más importantes

Es terriblemente distrayente que te digan constantemente “¡acabas de recibir un nuevo correo!” para las alertas más importantes. En Outlook, puedes configurar las notificaciones de escritorio sólo para esos mensajes VIP.

4. Marcar mensajes-rápido

Con uno o dos mensajes seleccionados, presiona la tecla de inserción para activar o marcar la bandera.

5. Recibe correos electrónicos que no se envían directamente desde tu bandeja de entrada

En un mensaje antiguo (todavía vale la pena ver si estás usando Outlook), Scott Hanselman detalla su método de organización GTD para Outlook. Uno de los mejores consejos es utilizar una carpeta especial “Bandeja de entrada – CC” para reunir todos los correos electrónicos que no se envían directamente a ti; de esa manera, la bandeja de entrada se centra sólo en los correos electrónicos más importantes.

 

Para configurar esto, ve a Reglas > Nuevas reglas….. A continuación, haz clic en el botón “Opciones avanzadas”. En el Asistente de reglas, seleccione “donde mi nombre no está en el cuadro Para” y, a continuación, en la siguiente pantalla,”moverlo a la carpeta especificada”. (Alternativamente, configura una carpeta de correo electrónico VIP y mueve “correos electrónicos enviados sólo a mí” a esa carpeta especial.

6. Utiliza plantillas de correo electrónico para nunca escribir el mismo correo dos veces

¿Cansado de sonar como un disco rayado? Para los correos electrónicos que envía con frecuencia, como solicitudes de información o recordatorios de facturas vencidas, guarda el correo electrónico como plantilla mediante Archivo > Guardar como… > plantilla de Outlook. A continuación, para utilizar la plantilla, ve a Nuevos elementos > Elija Formulario… y busca en “Plantillas de usuario en el sistema de archivos” para buscar la plantilla guardada.

O, incluso más rápido, haz doble clic en el archivo OFT del Explorador de Windows para crear un nuevo mensaje desde esa plantilla. También puedes usar la expansión de texto para lograr esto a través de cualquier programa en tu ordenador.

7. Crea carpetas de búsqueda para sus correos electrónicos más importantes

¿Cuáles son sus correos electrónicos de acceso más frecuentes? Tal vez sean correos electrónicos de tu jefe o de ciertos temas. Para cualquier búsqueda que realices con frecuencia, guarda la búsqueda para un acceso rápido. Haz clic en Buscar Carpetas en el menú de navegación izquierdo, selecciona “Nueva Carpeta de Búsqueda” y luego usa los asistentes o personaliza la búsqueda manualmente según tus especificaciones.

8. Guarda notas, eventos y cualquier otro elemento de Outlook en el escritorio para un acceso rápido.

No son sólo los correos electrónicos que puedes guardar en el equipo fuera de Outlook: los eventos de calendario, notas, contactos y todo lo demás se pueden arrastrar al escritorio o a una carpeta de Windows como elementos individuales para un acceso rápido más adelante. Haz doble clic en el elemento (incluso si Outlook no está abierto) y se abrirá inmediatamente en Outlook.

9. Guarda rápidamente los correos electrónicos como archivos

Si quieres guardar ciertos correos electrónicos para la posteridad, tienes algunos métodos a tu disposición. Aunque puedes guardar individualmente cualquier mensaje de correo electrónico a través del menú Archivo > Guardar como… (opciones: texto, HTML, formato de mensaje de Outlook o. msg, HTML,. mht), es mucho más rápido guardar los mensajes de correo electrónico arrastrándolos al escritorio o al Explorador de Windows.

Esto los guardará en el formato propietario. msg de Outlook, con el asunto como nombre del archivo. 

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